NORMATIVA
La normativa que regula el funcionamiento de los Archivos de Entidades Locales así como las leyes, decretos o reglamentos que le son de aplicación, suponen un cuerpo jurídico de considerable amplitud. Entre las disposiciones existentes cabe destacar:
- Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
- Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantías de los derechos digitales.
- Ley 19/2013, de 9 de diciembre de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
- Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.
- Ley 14/2007, de 26 de noviembre, de Patrimonio Histórico de Andalucía.
SERVICIOS QUE OFRECE
- Informar sobre los documentos, fondos y colecciones custodiados en el Archivo.
- Orientar en el manejo de inventarios y otros instrumentos de descripción de los documentos, fondos y colecciones, y asesorar en la búsqueda y localización de los documentos.
- Buscar antecedentes jurídico-administrativos para los ciudadanos en defensa de sus derechos e intereses
- Localizar documentos y antecedentes administrativos para los Órganos gestores de las Administraciones Públicas titulares de los documentos, o legalmente autorizados.
- Asesorar sobre fondos y colecciones de otros archivos.
- Atender las consultas y peticiones realizadas por teléfono, fax, correo postal o electrónico.
- Consultar en la Sala de Consulta los documentos, fondos y colecciones custodiados en el Archivo.
- Realizar reservas de documentos para su consulta.
- Consultar el fondo de la Biblioteca Auxiliar del Archivo.
- Consultar los documentos disponibles reproducidos en otros soportes.
- Facilitar reproducciones de documentos custodiados en el Archivo.
- Facilitar reproducciones de las obras de la Biblioteca Auxiliar del Archivo, de acuerdo con la normativa vigente.
- Recibir transferencias de documentación de los archivos de las Administraciones Públicas.
- Tramitar donaciones y depósitos de documentos, fondos y colecciones realizados por personas y entidades privadas.
- Realizar préstamos administrativos de documentos a los órganos de la Administración titulares de los mismos que así lo requieran, así como a los órganos jurisdiccionales.
- Organizar exposiciones sobre los documentos, fondos y colecciones custodiados en el archivo.
- Organizar actividades educativas y culturales sobre los Archivos y el Patrimonio Documental
- Organizar visitas guiadas al Archivo para dar a conocer sus instalaciones, servicios y documentos.
- Colaborar con otras instituciones en actividades pedagógicas y docentes sobre los Archivos y el Patrimonio Documental.
CONSULTA DE DOCUMENTOS
Para acceder a los servicios de consulta, es necesario haber rellenado el formulario de consulta para tener los pertinentes permisos de acceso según el reglamento del archivo Municipal de Baena.
De acuerdo con el artículo 13 de la Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común, los ciudadanos tienen derecho al acceso a la información pública, archivos y registros, de acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Jurídico.
Se declaran como documentos restringidos en cuanto a su consulta: aquellos que contengan datos relativos a la intimidad de las personas (cuya consulta queda reservada a estas), cuando prevalezcan razones de interés público, cuando las haya intereses de terceros más dignos de protección, o cuando así lo disponga una ley.
Del mismo modo no se podrá ejercer el derecho de acceso a los documentos relativos a: aquellos que contenga información relativa a las actuaciones del Gobierno del Estado o de las Comunidades Autónomas en el ejercicio de sus competencias no sujetos a derecho administrativo , la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado, la investigación de los delitos, los relativos a materias protegidas por el secreto industrial o comercial, los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria, y aquellos otros que así estén regulados por una norma específica.
Si se trata de documentos que contienen datos de carácter personal que puedan afectar a la seguridad, el honor, la intimidad o la imagen de las personas, como norma general, y salvo que la legislación específica disponga otra cosa, pueden ser objeto de consulta pública con el consentimiento de los afectados o cuando hayan pasado veinticinco años desde su muerte o, si no se conoce la fecha, cincuenta años desde la producción del documento, según el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
Las instituciones públicas también pueden dirigirse al Archivo para solicitar los antecedentes administrativos necesarios para el desarrollo de sus actuaciones. Podrán ponerse en contacto con nosotros por los mismos medios que los ciudadanos.
PREGUNTAS FRECUENTES
Documentos y expedientes del fondo del ayuntamiento de Baena y de otros fondos que custodiamos y que puedes consultar en la página web. Además de carteles, mapas y planos, así como revistas locales y boletines oficiales.
¿Se necesita carné de investigador para acceder a la sala de consulta del Archivo o a su biblioteca?
No. Ni para consultar los fondos del Archivo ni para los de su biblioteca auxiliar, no se necesita ningún tipo de carné de investigador. En los casos en los que se requiera la identificación del usuario, éste lo hará mediante los documentos habituales (DNI, pasaporte, etc.)
No. El Archivo Municipal guarda la documentación producida o recibida por el Ayuntamiento de Baena, además de otros fondos que tenemos en depósito y en cesión, así como protocolos notariales.
Existe también documentación sobre Baena en otros archivos, por ejemplo: Archivo Histórico Provincial donde se encuentran los protocolos notariales, el Archivo del Obispado y de la Mezquite-Catedral, para temas religiosos, el Archivo de la Diputación que recoge documentación de la desamortización, y como no en los archivos nacionales como el Archivo Histórico Nacional o Archivo de la Real Chancillería de Granada, etc.
El Archivo cuenta con una pequeña Biblioteca Auxiliar especializada en Archivistica, y diversos temas de Baena, todos de Autores Baenenses. Contamos con alguna prensa local y el resto podrá consultarse en la Biblioteca Municipal.
No. Hay documentación que puede tener acceso restringido por a la legislación vigente por contener datos que afecten a la seguridad y defensa del Estado, a la averiguación de los delitos o la intimidad de las personas.
- De la misma forma hay documentos originales que no se pueden consultar porque presentan importantes deterioros. En cualquier caso siempre que se pueda se le ofrecerá en formato electrónico. La entrada a los depósitos donde se encuentra la documentación está reservada al personal del archivo.
Con las salvedades establecidas, los investigadores tendrán libre acceso a todos los documentos que reúnan las condiciones y plazos administrativos legales para ello, siempre y cuando se acrediten convenientemente.
No, la consulta es gratuita. Sólo en el caso de solicitar copias se le aplicarán las tasas oportunas.
Si, siempre que la documentación no tenga problemas de conservación ni restricciones impuestas por las leyes.
Previa petición el investigador podrá utilizar su propia cámara de fotos.
Como norma general si. Las peticiones de reproducción serán atendidas a la mayor brevedad posible. Dependerá del volumen de trabajo. En caso de no poder atender la solicitud en el mismo día se le tomara nota al interesado y se le avisará para recogerlas cuando estén.
Si, siempre y cuando el expediente de obra se encuentre en el archivo. Al tratarse de expedientes restringidos al acceso antes de consultar al expediente deberá acreditar, mediante la escritura u otro documento (IBI, etc.) que se es el propietario o una persona autorizada por él.
No. El personal de Archivo se encarga de la gestión y custodia de los fondos documentales. No obstante, puede auxiliar al interesado en la búsqueda de la documentación necesaria para su investigación aunque nunca actuará como investigador particular de ningún interesado.
En el Archivo se utilizará lápiz y papel en caso de transcribir documentos, o bien ordenador portátil si el investigador tuviere. No se permite el uso de bolígrafo de tinta o similares, ya que puede haber riesgo de manchar los originales.
Sí, tanto visitas escolares como de otros grupos.
